Aby dana działalność mogła zostać zaklasyfikowana jako działalność badawcza i rozwojowa, konieczne jest łączne spełnienie pięciu podstawowych kryteriów.

Działalność taka musi być:

• nowatorska,
• twórcza,
• nieprzewidywalna,
• metodyczna,
• możliwa do przeniesienia lub odtworzenia.

Ukierunkowanie na nowe odkrycia (nowatorska)

Oczekiwanym celem projektu B+R jest nowa wiedza, ale musi być ona dostosowana do różnych kontekstów. W sektorze przedsiębiorstw należy ocenić potencjalny walor nowatorskości projektów B+R w porównaniu z istniejącymi zasobami wiedzy w przemyśle. Działalność B+R w ramach projektu musi prowadzić do wyników, które są nowe dla przedsiębiorstwa i nie są jeszcze wykorzystywane w danej branży. Z działalności B+R wyłączone są działania podejmowane w celu kopiowania, naśladowania lub realizowania tzw. inżynierii wstecznej jakośrodka zdobywania wiedzy, ponieważ wiedza ta nie ma charakteru nowatorskiego.

Element nowatorskości może pojawić się w ramach projektu polegającego na odtworzeniu istniejących wyników, w którym ujawnione zostają potencjalne rozbieżności. Do działalności B+R należy zakwalifikować projekt prac rozwojowych mający na celu tworzenie wiedzy dla rozwoju nowych koncepcji i pomysłów związanych z projektowaniem nowych produktów lub procesów. Ponieważ działalność B+R polega na formalnym tworzeniu wiedzy, w tym wiedzy zawartej w produktach i procesach, pomiar w procesie badawczym koncentruje się na nowej wiedzy, a nie na nowych lub znacząco ulepszonych produktach lub procesach wynikających z zastosowania wiedzy. Przykładem działalności B+R mogłoby być zintegrowanie „podręcznika obsługi technicznej” bardzo złożonego systemu (np. pasażerskiego statku powietrznego) z dodatkowymi skodyfikowanymi materiałami wynikającymi z praktycznego doświadczenia w zakresie codziennej obsługi technicznej, o ile przedsięwzięcie to zrealizowano w ramach projektu B+R. Innym przykładem mogą być systematyczne testy mające na celu opracowanie i stworzenie dokumentacji dla potencjalnych zastosowań reakcji chemicznej, która została już wdrożona w procesach produkcyjnych (istniejąca technologia) ale teraz ma na celu uzyskanie nowej cząsteczki, co w literaturze naukowej uznane jest za mało prawdopodobny wynik.

Opieranie się na oryginalnych, nieoczywistych koncepcjach i hipotezach (twórcza)

Celem projektu B+R muszą być nowe koncepcje lub pomysły, które wzbogacają istniejącą wiedzę. Wyklucza to z działalności B+R wszelkie rutynowe zmiany w produktach lub procesach, a zatem z kreatywnością w sferze B+R nieodłącznie związany jest wkład człowieka. W efekcie projekt B+R wymaga wkładu badacza. Z zakresu działalności B+R wyłączono działalność o charakterze rutynowym, natomiast włączono do niej nowe metody opracowane w celu wykonywania pospolitych zadań. Na przykład przetwarzanie danych nie jest działalnością B+R, chyba że stanowi część projektu mającego na celu opracowanie nowych metod przetwarzania danych. Kształcenie zawodowe jest wyłączone z zakresu B+R, natomiast nowe metody prowadzenia szkoleń już mogą zostać zakwalifikowane jako działalność B+R. Nowa metoda rozwiazywania problemu, opracowana w ramach projektu, może być zaliczona do działalności B+R, jeśli wynik jest oryginalny i spełnione są pozostałe kryteria.

Niepewność co do ostatecznego wyniku (nieprzewidywalna)

Działalność badawcza i rozwojowa wiąże się z niepewnością, co ma wiele wymiarów. Na początku projektu B+R nie można dokładnie określić rodzaju rezultatu ani kosztu (w tym poświęconego czasu) w kontekście jego celów. W przypadku badań podstawowych, które mają na celu poszerzenie granic wiedzy formalnej, szeroko uznaje się, że zamierzone wyniki mogą nie zostać osiągnięte. Na przykład może się zdarzyć, że w projekcie badawczym osiągnięty zostanie cel wyeliminowania szeregu konkurujących ze sobą hipotez, jednak nie wszystkie zostaną wyeliminowane. W przypadku działalności B+R generalnie istnieje niepewność co do kosztów lub czasu potrzebnego do osiągnięcia oczekiwanych wyników, a także co do tego, czy cele te można w ogóle w jakimś stopniu osiągnąć. Nieprzewidywalność jest kluczowym kryterium przy odróżnianiu np. tworzenia prototypów w ramach B+R (modele stosowane do testowania koncepcji technicznych i technologii o wysokim ryzyku niepowodzenia pod względem możliwości zastosowania) od tworzenia prototypów poza działalnością B+R (jednostki przedprodukcyjne stosowane do uzyskiwania certyfikatów technicznych lub prawnych). 

Planowanie i budżetowanie (metodyczna)

Działalność badawcza i rozwojowa to formalna działalność prowadzona w sposób metodyczny. W tym kontekście „metodyczny” (systematic) oznacza, że działalność B+R jest prowadzona w sposób zaplanowany, przy czym rejestruje się zarówno przebieg procesu, jak i jego wynik. Aby to zweryfikować, należy określić cel projektu B+R oraz źródła finansowania prowadzonych prac badawczych i rozwojowych. Dostępność takiej dokumentacji jest zgodna z projektem B+R, który ma na celu zaspokojenie konkretnych potrzeb i w ramach którego są dostępne własne zasoby ludzkie i finansowe. Opisana powyżej struktura zarządzania i sprawozdawczości jest częściej spotykana w przypadku dużych projektów, może ona również mieć zastosowanie do działań na małą skalę, w przypadku których wystarczy zatrudnić jednego lub niewielką grupę pracowników bądź konsultantów do opracowania konkretnego rozwiązania praktycznego problemu (pod warunkiem uwzględnienia w tym gronie badacza).

Prowadzenie do wyników, które mogą być odtwarzane (możliwa do przeniesienia lub odtworzenia)

Projekt B+R powinien zaowocować wynikiem, który potencjalnie daje możliwość transferu nowej wiedzy, zapewniając jej wykorzystanie i umożliwiając innym badaczom odtworzenie wyników w ramach własnej działalności B+R. Uwzględnia się tu działalność B+R przynoszącą negatywne wyniki w przypadku, gdy pierwotna hipoteza nie zostanie potwierdzona lub gdy produkt nie może zostać opracowany zgodnie z pierwotnym zamierzeniem. Ponieważ celem B+R jest zwiększenie istniejących zasobów wiedzy, wyniki nie mogą pozostać niewyartykułowane (tj. nie mogą pozostać wyłącznie w umysłach badaczy), ponieważ istnieje ryzyko utraty zarówno tych wyników, jak i wiedzy z nimi związanej. Kodyfikacja wiedzy i jej upowszechnianie to element zwyczajowej praktyki stosowanej na uczelniach i w instytutach badawczych, aczkolwiek mogą istnieć ograniczenia w odniesieniu do wiedzy powstałej w wyniku prac wykonywanych w ramach umowy lub w ramach wspólnego przedsięwzięcia. W otoczeniu biznesowym wyniki są chronione tajemnicą handlową lub za pomocą innych środków ochrony własności intelektualnej, jednak oczekuje się, że proces i wyniki zostaną zapisane do wykorzystania przez innych badaczy w ramach tego samego przedsiębiorstwa.

Źródło: Podręcznik Frascati 2015 Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej.